Dolazak novog zaposlenog predstavlja mali test za svaku kompaniju. Već tokom prvih nekoliko sati postaje jasno da li postoje definisane procedure, da li su informacije dostupne i da li je radno mesto pripremljeno.
Nedostatak računara privlači pažnju odmah, ali svakodnevni rad mogu usporiti i mnogo jednostavnije stvari. Ako nema papira, olovaka, fascikli, blokova, registratora ili drugog potrebnog pribora, novi član tima od prvog dana zavisi od pomoći kolega.
Takvi propusti pojedinačno ne deluju ozbiljno. Problem nastaje kada se ponavljaju. Zaposleni traži materijal, kolega prekida svoj posao kako bi mu pomogao, administracija proverava zalihe, a određeni proizvodi tek treba da se naruče. Vreme koje je moglo biti iskorišćeno za upoznavanje sa poslom odlazi na rešavanje osnovnih tehničkih pitanja.
Zbog toga priprema radnog mesta treba da počne pre dolaska zaposlenog. Dobro osmišljen proces ne mora biti skup niti komplikovan. Potrebno je unapred utvrditi šta određena pozicija zahteva i pripremiti osnovne uslove koji omogućavaju samostalan početak rada.
Radno mesto treba pripremiti prema poslu koji će se obavljati
Nije svakom zaposlenom potrebna ista oprema. Osoba koja svakodnevno radi sa ugovorima i fakturama koristiće više papira, registratora i fascikli od zaposlenog čiji se posao gotovo u potpunosti odvija u digitalnom okruženju. Zato univerzalni paket opreme često nije najbolje rešenje.
Prvi korak može biti jednostavna podela radnih mesta prema potrebama. Administrativnom sektoru mogu biti potrebni registratori, fascikle, markeri, spajalice, bušači i pribor za označavanje dokumentacije.
Prodajnom timu mogu biti važniji blokovi za sastanke, rokovnici i materijal za prezentacije. Finansijski sektor može zahtevati dodatna rešenja za razvrstavanje dokumenata.
Dobra organizacija radnog mesta može olakšati svakodnevne poslovne obaveze i smanjiti broj nepotrebnih prekida tokom dana.
Ovakav pristup sprečava dve suprotne greške. Prva je nedostatak osnovnih stvari, a druga nepotrebna kupovina materijala koji zaposleni neće koristiti.
Spisak opreme za svaku vrstu radnog mesta može postati deo standardne procedure prilikom zapošljavanja. Kada stigne informacija o novom članu tima, administracija odmah zna šta treba proveriti i pripremiti.
Prvi dan ne treba da počne potragom za osnovnim priborom
Prvih nekoliko dana obično je ispunjeno novim informacijama. Potrebno je upoznati kolege, razumeti zadatke, pristupiti poslovnim sistemima i upoznati interne procedure. Dodatno opterećenje nastaje kada novi zaposleni istovremeno mora da rešava osnovne probleme sa radnim mestom.
Sitnice tada postaju nepotrebni prekidi. Nedostatak beležnice znači odlazak do administracije. Neodgovarajuća fascikla zahteva traženje druge. Ako nema rezervnog tonera kada treba odštampati dokument, jednostavan zadatak može da se pretvori u čekanje.
Mnogo praktičnije rešenje jeste priprema osnovnog kompleta pre prvog radnog dana. Na stolu mogu da se nalaze samo proizvodi za koje postoji velika verovatnoća da će odmah biti potrebni, dok ostali materijal može biti dostupan na jasno određenom mestu.
Time se izbegava i pretrpavanje radnog stola. Cilj nije ostaviti desetine kancelarijskih proizvoda, već omogućiti zaposlenom da osnovne zadatke obavlja bez stalnog traženja pomoći.
Fiducia 011 kao mesto za planiranje kancelarijske nabavke
Kada kompanija zapošljava nove ljude ili oprema više radnih mesta, nabavka velikog broja različitih proizvoda može postati dodatni administrativni posao. Fiducia 011 može biti mesto na kojem se planira nabavka kancelarijskog materijala potrebnog za svakodnevno funkcionisanje različitih sektora.
Prednost objedinjene nabavke ogleda se u tome što firma lakše vodi evidenciju potreba. Umesto pojedinačnih kupovina kada određeni proizvod ponestane, može se napraviti spisak proizvoda koji se redovno koriste i odrediti količina koja treba da bude dostupna na zalihama.
Takav model posebno dobija na značaju kada firma raste. Pet novih zaposlenih ne znači samo pet novih računara i stolica. Potrebni su različiti proizvodi koji će se koristiti svakog dana, a njihove količine zavise od konkretnih poslova koje tim obavlja.
Planiranje nabavke zato treba povezati sa planom zapošljavanja. Ako je poznato da će novi tim početi sa radom narednog meseca, kancelarijski materijal može se pripremiti unapred umesto da se kupuje tek kada nastane potreba.
Centralna stanica sa priborom može smanjiti nepotrebne zalihe na stolovima
U većim kancelarijama nije praktično da svaki zaposleni drži velike količine rezervnog materijala u svojim fiokama. Takav sistem otežava kontrolu zaliha. Firma može naručivati nove proizvode iako značajne količine već postoje raspoređene po radnim stolovima.
Centralno mesto za najčešće korišćeni pribor predstavlja jednostavnije rešenje. Papir, fascikle, koverte, olovke, markeri, lepljive beleške i drugi proizvodi mogu se razvrstati prema kategorijama i učiniti dostupnim zaposlenima.
Ključ uspeha ovog sistema jeste preglednost. Ako su proizvodi nasumično raspoređeni u nekoliko ormara, zaposleni neće znati šta postoji na zalihama. Jasne oznake i stalna mesta omogućavaju da se stanje brzo proveri.
Za proizvode koji se intenzivnije troše može se definisati minimalna količina. Kada zaliha dostigne taj nivo, pokreće se nova nabavka. Tako se smanjuje rizik da osnovni materijal nestane usred radne nedelje.
Kako sprečiti da nabavka postane niz hitnih kupovina?
Hitna kupovina kancelarijskog materijala najčešće pokazuje da evidencija zaliha ne funkcioniše dovoljno dobro. Toner se obično ne potroši neočekivano ako se njegova potrošnja prati. Isto važi za papir, koverte, fascikle i druge proizvode koji se koriste tokom cele godine.
Jednostavna evidencija može sadržati naziv proizvoda, okvirnu mesečnu potrošnju, trenutno stanje i količinu pri kojoj treba izvršiti novu nabavku. Za to nije neophodan složen softver. U manjoj firmi dovoljna može biti pregledna tabela koju održava osoba zadužena za kancelarijske zalihe.
Važno je analizirati i sezonske promene. Računovodstvo može trošiti više određenog materijala u periodima intenzivnije obrade dokumentacije, dok drugi sektor može imati povećane potrebe tokom pripreme događaja ili većeg projekta.
Kada se obrasci potrošnje prepoznaju, nabavka postaje predvidljivija. Firma tada ne reaguje na nedostatak, već ga sprečava.
Standardni paket za nove zaposlene olakšava širenje tima
Kompanija koja često zapošljava može napraviti nekoliko standardnih paketa prema vrstama poslova. Osnovni paket može sadržati proizvode koje koristi gotovo svako radno mesto, dok se dodatna oprema određuje prema sektoru.
Takav sistem ubrzava pripremu. Administracija ne mora pri svakom novom zaposlenju iz početka da razmišlja šta treba kupiti. Postojeći spisak se proverava i prilagođava konkretnoj poziciji.
Standardizacija pomaže i pri kontroli troškova. Kada je poznato koliko okvirno košta opremanje jednog radnog mesta, lakše je planirati budžet prilikom širenja tima.
Spisak ipak ne treba posmatrati kao nepromenljivo pravilo. Potrebno ga je povremeno proveriti. Ako zaposleni određeni proizvod mesecima ne koriste, nema razloga da on ostane deo svakog budućeg paketa.
Povratne informacije zaposlenih otkrivaju šta zaista nedostaje
O potrebama kancelarije ne treba zaključivati samo na osnovu faktura dobavljača. Zaposleni koji svakodnevno koriste opremu najbolje mogu pokazati gde postoje praktični problemi.
Kratka interna provera može otkriti da se određene fascikle brzo troše, da postojeći način odlaganja dokumenata nije praktičan ili da se neki proizvod naručuje u većim količinama nego što je potrebno. Takve informacije mogu direktno unaprediti narednu nabavku.
Posebno su korisne povratne informacije novih zaposlenih. Oni kancelariju posmatraju bez prethodno stečenih navika i lakše primećuju stvari koje ostatak tima više ne registruje. Ako nekoliko novih članova tima postavi isto pitanje ili zatraži isti proizvod, postoji dobar razlog da se postojeća procedura promeni.
Na taj način kancelarijska nabavka prestaje da bude rutinska kupovina proizvoda sa stare liste. Ona postaje proces koji prati stvarne promene u načinu rada.
Pripremljeno radno mesto šalje jasnu poruku od prvog dana
Prvi radni dan neće odrediti čitavu karijeru zaposlenog u kompaniji, ali može mnogo reći o načinu na koji firma funkcioniše. Kada su pristupi sistemima spremni, radno mesto opremljeno, a osnovni pribor dostupan, novi član tima može odmah da usmeri pažnju na posao i ljude sa kojima će sarađivati.
Takva priprema ne zahteva luksuznu opremu. Mnogo je važnije da postoji proces koji povezuje zapošljavanje, opremanje radnog mesta i kontrolu kancelarijskih zaliha.
Kompanija koja zna šta troši, koliko joj je potrebno i kada treba obnoviti zalihe izbegava veliki broj sitnih prekida. Istovremeno, svaki novi zaposleni dolazi u okruženje koje je spremno za njegov početak rada. Upravo ti praktični detalji često pokazuju koliko je poslovni sistem zaista dobro postavljen.
Dobro organizovano radno mesto ne utiče samo na efikasnost, već i na to koliko zaposleni tokom dana imaju prostora da se fokusiraju na stvarne zadatke umesto na rešavanje sitnih organizacionih problema. Takvo okruženje može doprineti i lakšem održavanju balansa između posla i privatnog života.
